Agile in het accountantskantoor – recapitulatie
Agile is een projectmethodiek. In tegenstelling tot traditionele projectmethodieken kent Agile geen strakke hiërarchie, geen gedetailleerde lange termijn planning en geen dichtgetimmerd budget. Agile wordt vaak toegepast in softwareontwikkelingsprojecten, ook bij Braindumplabs.
In softwareontwikkeling is een groot risico ‘scope creep’. Gaandeweg worden steeds meer functionaliteiten toegevoegd aan de lijst met vereisten. Soms wordt een deel van de code vervangen door nieuwe vereisten. Uiteraard hebben wijzigingen die te elfder ure worden doorgevoerd een negatief effect op het budget, zie bijvoorbeeld het parlementair rapport over ict projecten bij de overheid. Daarnaast heeft continue technologische ontwikkeling als gevolg dat specificaties steeds wijzigen.
Softwareprojecten hebben daardoor de neiging uit budget te lopen, vertraagd te worden opgeleverd en uiteindelijk niet naar tevredenheid van de klant te zijn. Agile biedt hiervoor een oplossing. De vereisten worden continu bijgesteld. Alleen de belangrijkste en makkelijkst te realiseren functionaliteiten worden gebouwd zoals ook weergegeven in de illustratie. Als een feature heel complex is om te bouwen, wordt dit alleen gedaan als de waarde groot genoeg is. Laaghangend fruit, eenvoudig te realiseren features die veel waarde hebben, worden als eerste opgepakt.
Hierdoor heeft een Agile project vanaf de start een positieve sfeer. Resultaten zijn snel zichtbaar en geven motivatie voor het vervolg.
Optimalisatie van de werkzaamheden
Dit is een interessant raakvlak met accountancy. Accountancyprojecten zijn meer afgebakend dan softwareontwikkeling. Maar de waarde voor de klant is ook moeilijker te onderbouwen. Accountantscontrole is in veel gevallen wettelijk verplicht. Uiteraard heeft een bedrijf baat bij accountantscontrole. De interne procedures worden tegen het licht gehouden. De accountant kijkt naar de gegevenshuishouding en cybersecurity bedreigingen. Een goedkeurende controleverklaring geeft de aandeelhouders, bank en andere stakeholders zekerheid over de governance en continuïteit van een bedrijf. Toch is niet iedere organisatie even enthousiast over de controleplicht.
Maar als we de bovenstaande sprintplanningsgrafiek nu toepassen op de accountantscontrole. De taken met de meeste waarde en idealiter minste inspanning worden als eerste uitgevoerd. Er kan tussentijds gerapporteerd worden over gemitigeerd risico en aanbevelingen voor betere interne beheersing. Wanneer er dingen tegenzitten in het project, onderdelen van de audit blijken complexer dan vooraf ingeschat, kan de klant worden betrokken in de controle-aanpak. Misschien kan de complexiteit worden verlaagd of de waarde verhoogd door van systeemgerichte naar gegevensgerichte aanpak over te stappen, eventueel met data-analyse. De klant die de voortgang van het project kan volgen en een highlightrapportage krijgt, zal eerder begrip hebben voor meerwerk of benodigde aanvullende informatie.
Veranderende specificaties
Ook in accountancyprojecten veranderen de specificaties. Letterlijk omdat de onderbouwingen voor jaarrekeningposten vaak ‘specificaties’ worden genoemd, maar zeker ook overdrachtelijk. De huishouding verandert. De risico’s in de controle veranderen door de tijd. Wanneer nieuwe risico’s worden geïdentificeerd, moet het team werkzaamheden uitvoeren om die risico’s te mitigeren, niet blind een bestaand werkprogramma ‘dichtvinken’. Doordat de huishouding en de risico’s over tijd veranderen, zal ook de aanpak moeten worden gewijzigd. In traditionele projecten wordt naar een voorafbepaald resultaat toegewerkt. Door tussentijds in het project de impact van veranderingen te bespreken, sluit de controle-aanpak beter aan bij het uiteindelijke doel, een – liefst goedkeurende – controleverklaring.
Vertraging
Een Agile softwareontwikkelingsproject stopt wanneer de ontwikkelingskosten niet meer opwegen tegen de waarde van de functionaliteiten. Een audit kan niet eindigen wanneer het budget op is, of de werkzaamheden in de ogen van de klant geen toegevoegde waarde meer hebben. De audit is namelijk wettelijk vereist. En ook bij een vrijwillige controle en beoordelingsopdracht zijn er eisen aan de werkzaamheden van een accountant om tot een oordeel te komen. Het project zal daarom pas eindigen wanneer de accountant op basis van uitgevoerde werkzaamheden een oordeel kan geven over de jaarrekening. Maar door een link te leggen tussen waarde (mitigerend effect van werkzaamheden) en complexiteit (benodigde inspanning) kan wel met een frisse blik naar de audit gekeken worden. Wanneer de risico’s voor een groot deel zijn gemitigeerd, kan wellicht een efficiëntere aanpak voor het beperkte resterende risico worden ingezet om de opdracht tijdig af te ronden.
Een agile aanpak, al is het niet geformaliseerd, zal bijdragen aan een succesvolle afronding van een audit. Medewerkers komen beter tot hun recht en klanten krijgen meer waarde voor hun auditfee. Wil je meer weten over Agile? Ook de komende blogs gaan over Agile, maar dan over Agile rituelen en tradities. Wil je echt stappen zetten in Agile werken? Informeer naar onze workshop: Agile in het accountantskantoor.