Agile in het accountantskantoor
Binnen Braindumplabs werken we ‘Agile’. Agile is een projectmanagementmethodologie (speelde ik nog maar Wordfeud) die bij software ontwikkeling heel gebruikelijk is. Het is wel even wennen wanneer je zelf geen ontwikkelaar bent. ‘Refinement’, ‘sprints’, ‘standups’, ‘retrospectives’ en andere Engelstalige kreten vliegen in het rond. Alles wordt nauwgezet gepland, iedereen moet fysiek aanwezig zijn en alles mag gezegd worden.
Uit onderzoek van de Standish Group blijkt dat in 2009 maar 32 procent van de softwareprojecten in de Verenigde Staten succesvol was en dat in dat jaar voor zo’n 86 miljard euro aan volledig gefaalde projecten werd uitgegeven. Agile heeft de succeskans aanzienlijk vergroot in latere jaren. Zou je de beginselen van Agile ook in een accountantskantoor kunnen toepassen? Laten we eens kijken aan de hand van het Agile Manifest.
“Individuals and interactions over processes and tools”
Deze gedachte lijkt een beetje te botsen met de accountantscontrole. Want het proces is helemaal in een werkprogramma gegoten. En is de individuele medewerker belangrijker dan de audit? Dit is niet hoe dit adagium bedoeld is. Agile gaat uit van de kracht van de medewerker. De kracht om zelf keuzes te maken in de aanpak, zelf eigen werkzaamheden te structureren en plannen en zelf focus te houden op de belangrijkste taken.
Natuurlijk moet de audit volgens plan worden uitgevoerd en moeten de werkzaamheden volgens de vaste kwaliteitsnorm van het kantoor worden uitgevoerd, maar nergens in de regelgeving staat in welke volgorde de werkzaamheden binnen een fase moeten worden gedaan. Waarom zou je niet met de belangrijkste posten beginnen om zo ook de klant de voortgang te laten zien. Misschien leidt deze aanpak wel tot een efficiëntere aanpak in relatie tot de rest van de opdracht.
Focudis als Agile tool
Focudis kan ook op een Agile manier gebruikt worden. Voor aanvang van een controle vindt de ‘pre audit meeting’ plaats. Dat is te vergelijken met een ‘Scrum project start’, de kickoff van het project waarbij het hele scrumteam aanwezig is. Waarom zou je die niet een keer staand doen en aan de hand van post-it notes de prioriteiten in de audit vaststellen? Alle teamleden kunnen hun bijdrage leveren. In Focudis kun je het controleplan aanpassen aan de risico’s die je definieert. De belangrijkste risico’s krijgen de juiste aandacht op een zogenaamde backlog binnen Focudis. Zo krijg je dus een aanpak op maat.
De medewerker krijgt de belangrijkste taak of de taak met de meeste relaties naar andere taken als eerste voor de kiezen. Op die manier wordt al snel richting gegeven aan de controle en zijn resultaten ook direct goed zichtbaar. Iedere dag begin je met een ‘stand-up’ waarbij ieder teamlid vertelt wat hij de dag ervoor heeft gedaan en deze dag van plan is te doen en of er sprake is van belemmeringen in de uitvoering.
Medewerkers zijn enthousiaster en voelen zich meer gewaardeerd in een Agile omgeving. Waarom zou je niet proberen sommige van de principes toe te passen?
In het volgende blog gaan we in op het tweede adagium: “Working software over comprehensive documentation”.
Mis niets en schrijf je in voor onze nieuwsbrief.