Agile in het accountantskantoor – Ai! Budgetoverschrijding!
In de vorige twee blogs heb ik Agile project management voor het accountantskantoor geïntroduceerd. Agile is een methodiek die vaak bij software ontwikkeling wordt toegepast. De gedachte achter agile is dat gaandeweg specificaties veranderen, niet iedere feature even noodzakelijk is en het team zelfsturend de ontwikkeling tot stand brengt met input van de klant. In de accountancy wordt ook gewerkt in teams. Deze teams zijn in zekere zin zelfsturend en een opdracht bestaat uit taken (features) waarvan de specificaties veranderen en niet allemaal even noodzakelijk zijn. Deze serie blogs is gebaseerd op het Agile Manifest. Het derde uitgangspunt is:
Customer collaboration over contract negotiation
Nee, ik ga niet betogen dat je geen opdrachtbevestiging nodig hebt. En ik ga ook niet schrijven dat je geen budgetafspraken met de klant hoeft vast te leggen. Een van de ’53 maatregelen’ (5.2 van ‘In het publiek belang, het kan echt beter!‘ ) is dat je op basis van voor- en nacalculatie inzicht moet kunnen geven in de urenbesteding. En daar gaat het vaak mis met budgetafspraken. De voorwaarden voor de budgetafspraken worden niet helder gecommuniceerd en het team durft de budgetoverschrijding door meerwerk niet op tafel te leggen.
En dat is waar een Agile benadering gaat helpen. In een Agile aanpak worden de belangrijkste taken als eerst opgepakt en wordt periodiek aan de klant teruggekoppeld in een ‘sprintevaluatie’. In Agile projecten zijn sprintevaluaties feestjes. Iedereen is welkom, uiteraard het ontwikkelteam maar ook de opdrachtgever of een collega of de directeur. Tijdens de evaluatie wordt een demo van het product gegeven en vervolgens wordt de vooruitgang gevierd.
Stel dat je dit zou toepassen op een audit opdracht. De grootste risico’s in de opdracht zijn vooraf geïdentificeerd. Er worden werkzaamheden gepland om die risico’s te mitigeren. De uitkomst van die werkzaamheden kan twee kanten op gaan: Of het risico is inderdaad voldoende verkleind, of er moeten aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd: oftewel meerwerk.
Door de voortgang te bespreken met de klant ontstaat enerzijds een positief gevoel over de voortgang en betrokkenheid. Anderzijds wordt het makkelijker problemen met de uitvoering op tafel te leggen en afspraken te maken over meerwerk. De klant wordt meegenomen in de beslissingen die gemaakt moeten worden bij veranderende inzichten die ontstaan tijdens de opdracht. Misschien zijn er meerdere manieren om een budgetoverschrijding te compenseren. Wat als de klant een deel van de werkzaamheden in de aanlevering opvoert? Wat als de klant data voor analyse ter beschikking stelt? Of wellicht moet de klant een budgetverhoging accepteren omdat de opdracht nu eenmaal complexer geworden is. Deze gesprekken moet gevoerd worden tussen de betrokkenen (customer collaboration) en kunnen gewoonweg niet afgevangen worden met een opdrachtbevestiging.
Focudis voor klantbetrokkenheid
Allereerst is het mogelijk met Focudis de klant actief te betrekken bij de audit. Taken kunnen worden gedelegeerd aan de klant. Het is daarnaast ook mogelijk de klant inzicht te geven in het analytics dashboard.
Verder werkt Focudis by design op basis van prioriteit van taken. De grootste risico’s worden als eerste aangepakt en de meest mitigerende taken als eerst uitgevoerd. Het is daardoor heel eenvoudig de klant in een periodieke bespreking de voortgang te laten zien.
Tot slot registreert Focudis niet alleen de voortgang in aantal afgeronde taken, maar ook de voortgang in gemitigeerd risico. Wanneer je een klant kunt laten zien dat met 25% van het budget 50% van het risico is afgedekt, geeft dat iedereen een goed gevoel.
Maar ook als het project nog niet zo goed loopt, kun je de klant laten zien dat met zijn eigen inspanning een groot deel van het risico versneld kan worden ondervangen. Zelfs in de situatie van een onoplosbare tegenvaller geef je de klant inzicht in wat je hebt gedaan om de tegenvaller te voorkomen en is de klant betrokken bij de ernst van de situatie.
Conclusie
In de afgelopen drie blogs heb ik uitgewerkt hoe de basisprincipes achter Agile in de accountancy toepasbaar zijn. Ik heb ook uitgelegd hoe de filosofie achter Focudis de Agile manier van werken ondersteunt. Natuurlijk is Agile principes toepassen niet iets wat beperkt is tot een tool. Hoe je de audit vormgeeft, welke tool je daarvoor gebruikt en welk werkprogramma je hanteert, maakt in hoofdlijn niet uit voor het toepassen van Agile beginselen. De volgende blog bevat handige tips om Agile in je auditproces te verwerken.